Trier et ranger les papiers administratifs est un vrai calvaire pour beaucoup d'entre nous. On laisse généralement s'accumuler les papiers en tous genres. Au mieux, on les réunit par piles et on les laisse dans un coin. Quand vient le moment de retrouver un justificatif, c'est un vrai casse-tête.
Cependant, avec un peu d'organisation et les bons outils, le tri et le rangement des papiers n'est pas si compliqué. Comment ranger ses papiers ? Ce guide d'achat du trieur vous livre quelques astuces et des informations sur les équipements utiles qu'il faut acquérir.
Pourquoi ranger et trier ses papiers ?
On se pose tous la question de savoir à quoi sert de trier et de ranger des papiers. Ils nous semblent ne servir à rien sinon à encombrer nos placards ! Pourtant, les raisons de procéder au rangement et au tri régulier de nos papiers administratifs et documents personnels sont tout à fait fondées.
Pour faire de la place
Si vous êtes adepte de l'archivage en accumulation de piles de papier selon les dernières dates d'arrivée, vous le savez : ne rien ranger occupe beaucoup de place ! L'impression de désordre prend rapidement le dessus. L'accumulation inonde vos placards, d'autant plus si vous habitez dans un logement ayant une petite surface ou si vous n'avez pas la chance d'avoir une pièce destinée à être un bureau.
Pour gagner en sérénité
En triant et en attribuant une place définie à vos différents papiers et documents personnels, vous gagnez en sérénité. Vous n'avez plus les piles de papiers désordonnés sous les yeux au quotidien. Même inconsciemment, vivre en présence de désordre pèse sur le moral.
Pour retrouver facilement un papier dont on a besoin
Certains papiers doivent être conservés toute une vie, d'autres durant un délai déterminé. Il peut arriver qu'un litige apparaisse avec un prestataire de téléphonie ou de fournisseur d'énergie, par exemple. Dans ce cas, il est indispensable de pouvoir retrouver facilement un justificatif, une facture ou un contrat. Vous perdrez alors beaucoup de temps à chercher sans être assuré d'y parvenir. Avoir pris un peu de temps régulièrement pour trier et ranger peut vous être salutaire dans bien des circonstances.
Comment classer ses papiers ?
Au quotidien, il est indispensable de mettre en place une routine de quelques minutes pour faire un premier tri dans les papiers que vous recevez. Classez immédiatement les documents qui arrivent en trois catégories : à traiter, à conserver temporairement, à conserver définitivement. Régulièrement (idéalement toutes les semaines), rangez ces papiers dans un trieur.
La numérisation des documents
Faites en sorte de dématérialiser au maximum vos documents, notamment les factures des opérateurs téléphoniques, fournisseurs d'électricité, les avis d'échéance d'assurance, les avis d'imposition...
Optez pour la solution de stockage numérique qui vous convient le mieux :
Sauvegarde sur un cloud
Utiliser un cloud signifie que vous sauvegarder vos données sur un espace de stockage (serveur) distant de votre ordinateur. Les clouds les plus connus sont Dropbox, Google Drive ou encore Apple iCloud. Il faut savoir que la plupart des fournisseurs d'accès à Internet (FAI) intègre à leurs offres un espace gratuit de stockage sur leur cloud.
Disque dur externe
Un disque dur externe se branche via un port USB et permet d'avoir une capacité de stockage supplémentaire en dehors du disque dur de l'ordinateur. Les capacités sont plus ou moins importantes. Il se débranche et se branche à tout port usb. Les données sont ainsi préservées en dehors de tout appareil.
Clé USB
Bien connues, les clés usb ont l'avantage d'être très pratiques à manipuler et à transporter. Elles ont néanmoins moins de capacité de stockage qu'un disque dur.
Lorsqu'on archive des documents de façon numérique, il existe plusieurs types de classements :
Pensez néanmoins à intégrer à votre nom de fichier des éléments importants qui vous permettront de retrouver facilement votre document avec le moteur de recherche de votre ordinateur. Par exemple, pour des factures d'électricité, indiquez "électricité" ou "edf" suivi d'une date comme nom de fichier.
Les documents papiers
Pour les documents papier impossibles ou difficiles à numériser, deux types d'organisation sont possibles.
Vous pouvez vous organisez très simplement en mettant en place un gros trieur de papiers à garder définitivement et un autre pour les papiers à conserver temporairement, en les classant ensuite par thèmes grâce à des intercalaires (impôts, électricité, téléphone, eau, assurances...).
L'autre solution est de consacrer un trieur par thème et de veiller à jeter régulièrement les papiers qui ne serviront plus en fonction des durées obligatoires de conservation.
Bon à savoir
Les durées de conservation des documents personnels sont indiquées sur le site du service Public.
Sélection de la rédaction
- Application Multifonctionnelle: Nos range document en accordéon sont idéales pour classer et ranger les documents fiscaux, les contrats, les chèques, les reçus, les bons, les factures, les cartes et autres documents du quotidien. Cet organisateur de dossiers sera votre aide indispensable au bureau, à l'école, à la maison ou en voyage, ne faites plus jamais face à une pile de papiers en désordre!
- Plus Grande Capacité: Diboniur rangement papier administratif peut être utilisé pour stocker des documents au format A4 et Lettre. Il dispose de 13 poches individuelles, s'étend de 38 cm et peut contenir jusqu'à 1500 feuilles. Le contenu est facile d'accès lorsque ce dossier de fichiers extensible est debout et complètement étendu sur une table ou un comptoir.
- Étiquette Arc-en-ciel: Le dossier à 13 pochettes est mis à jour avec des pages intérieures en couleur étendues, et la conception unique des onglets d'insertion A-Z/Jan-Dec aide à trier et à trouver efficacement vos fichiers. Deux pochettes pour cartes sont conçues pour ranger facilement les horaires de cours, les horaires, les cartes de visite et autres petites cartes. Vous pouvez écrire vos propres balises et chaque fichier peut être personnalisé selon vos besoins.
- Rabat de Sécurité et Fermeture à Cordon: Le rabat souple pleine grandeur et la fermeture à cordon de serrage du dos offrent une sécurité supplémentaire pour empêcher les documents importants de fuir et de se mélanger. Le classeur A4 a un cordon élastique plus extensible et une fermeture à bouton, ce qui facilite l'ouverture et la fermeture des utilisateurs. Ajout de plus de lignes de pliage sur le rabat pour de meilleures performances de stockage lorsque le dossier est déplié.
- Matériau Qualité Supérieure: Le trieur document extensible est fabriqué à partir d'un matériau PP de haute qualité respectueux de l'environnement, qui présente une excellente résistance aux déchirures et aux rayures, et qui ne se brise pas et ne se déforme pas facilement. Le boîtier est étanche, de sorte que la poussière et les taches sont faciles à nettoyer. Cet organiseur dossiers de fichiers accordéon est durable et peut bien garder vos fichiers en sécurité.
Qu'est-ce qu'un trieur ?
Un trieur fait partie des fournitures bureautiques. Il se présente comme un classeur composé de différents compartiments, parfois séparés par des intercalaires. Certains modèles sont munis d'un sommaire ou de porte-étiquettes sur chaque séparateur afin de visualiser facilement la thématique du contenu.
Les trieurs sont disponibles en différentes matières : en plastique opaque, en plastique transparent ou en carton. Certains sont sécurisés grâce à une fermeture avec un élastique ou un rabat de protection.
Les trieurs existent avec différentes capacités. Les petits trieurs sont faciles à transporter pour les élèves, les étudiants ou dans le cadre professionnel. Les trieurs plus volumineux sont équipés de soufflets ou se présentent sur roulettes.
Les différents types de rangements
Chacun a ses préférences en termes de rangements en fonction de l'organisation mise en place.
Corbeille ou bannette à courrier
La corbeille à courrier se présente sous différentes formes. Sa fonction première est de permettre un premier tri dans les courriers et documents reçus. Une corbeille à courrier est souvent munie de plusieurs plateaux pour opérer un premier classement (à garder ou à traiter).
Porte-document mural ou trieur vertical
Ce type de rangement est souvent utilisé comme alternative à une corbeille à courrier. Il permet de trier rapidement les documents nouvellement arrivés avant qu'ils puissent être traités et archivés. Le trieur vertical s'accroche au mur et permet de visualiser facilement son contenu.
Boîte de rangement
Les boîtes de rangements ont une multitude de fonctions, mais peuvent notamment être destinées à recevoir des documents papiers. Elles sont souvent en carton, mais peuvent être également en tissu ou même en fer.
Boîte à dossiers suspendus
Certains modèles de boîtes de rangement sont spécialement adaptés à l'archivage de documents papiers. Des dossiers suspendus permettent de classer les papiers et d'indiquer des thèmes pour repérer facilement les emplacements des documents. Ce genre de boîte est généralement facile à manipuler, car elles sont souvent munies de poignées et d'un couvercle de protection.
Les dossiers suspendus peuvent aussi parfois s'intégrer dans un tiroir de bureau adapté.
Porte-revues ou range-revues
Pour classer vos documents, vous pouvez aussi utiliser des porte-revues en carton, en plastique ou en fer qui apportent une touche déco à votre bureau.
Types de rangement | Intérêts | Avantages |
|---|---|---|
Corbeille ou bannette à papier | Faire un premier tri rapide des papiers | Facile d'accès Se pose n'importe où |
Porte-document mural ou trieur vertical | Faire un tri des papiers avant leur archivage | Ne prend pas de place Se fixe au mur Grande capacité |
Boîte de rangement | Archiver des documents à garder sans limite de temps | Se range aisément dans des archives S'empile facilement Protège les papiers de la poussière et de la lumière Aspect esthétique de certaines modèles |
Boîte à dossiers suspendus | Archiver temporairement | Permet un accès facile aux documents Protège les documents Ne laisse pas les documents à la vue |
Porte-revues ou range-revues | Archiver des documents en les gardant accessibles | Aspect esthétique de certains modèles Laisse les papiers accessibles |
Sélection de la rédaction
- Support pour vos documents A4
- En PVC rigide répondant à la norme REACH
- Pince nickelée pour maintenir vos documents
- Encoche pour stylo
- 1 poche intérieure
Comment choisir un trieur ?
Vous équiper d'un trieur s'avère indispensable que ce soit à titre personnel pour classer vos documents personnels et familiaux ou à titre professionnel pour organiser vos archives. Quelques critères sont à prendre en compte pour choisir le trieur le mieux adapté à vos besoins.
Le type de trieur
Un trieur peut être :
Le nombre de séparateurs
Le nombre de séparateurs ou d'intercalaires se détermine en fonction de l'importance de vos besoins. Les trieurs sont souvent pourvus de 6, 8, 12 ou 24 séparateurs. Un sommaire avec des étiquettes à glisser ou à écrire directement permet de repérer facilement le thème dont on a besoin.
Les matériaux
De manière générale, les trieurs sont en plastique ou en carton. La matière de conception du trieur peut être rigide ou souple. Optez pour une matière souple et imperméable (en polypropylène, par exemple) s'il est destiné à être transporté. En revanche, un trieur rigide sera plus robuste et plus pratique s'il est voué à rester parmi les meubles de votre bureau.
Le système de fermeture
Il est important de prendre en compte la manière dont ferme le trieur : couvercle, rabat, élastique...
Quelques marques de trieurs populaires
Les trieurs de documents se trouvent sous une multitude de marques, selon le type de trieur que l'on recherche. Les marques de trieurs sont celles des fournitures de bureau : Elba, Esselte, Exacompta, Oxford, Viquel ou encore Pierre Henry.
On trouve des trieurs à tous les prix, à partir de quelques euros sur les sites de commerce en ligne notamment ou dans les papeteries.
Top 7 ventes de trieurs de documents
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