Gérer un volume important de courrier au quotidien est très souvent fastidieux. Entre la pesée du pli, le calcul du tarif d'affranchissement, le collage des timbres et l'attente au bureau de poste, la perte de temps est considérable.
Les entreprises investissent très fréquemment dans une machine à affranchir pour réduire leurs coûts.
Ce guide complet sur la machine à affranchir vous explique ce que peut apporter une machine à affranchir à votre structure.
Comment faire votre choix parmi les nombreux modèles existants ?
Vous saurez tout sur les différents types de machine, leur fonctionnement, leur prix, leur installation, leur entretien...
Qu'est-ce qu'un destructeur de document ?
Un destructeur de documents est une machine très courante dans les bureaux, en milieu professionnel. Il réduit les documents papier en petits morceaux, en bandelettes ou en particules. Il détruit les documents de telle sorte qu'il est impossible de les reconstituer.
Il pourrait sembler être un gadget... Il est pourtant un équipement indispensable à toute entreprise et s'impose de plus en plus chez les particuliers.
Bon à savoir
Un destructeur de documents est aussi appelé effilocheuse, déchiqueteur, déchiqueteuse, broyeur ou broyeuse à papier, lacéreuse ou encore corbeille électrique. On l'appelle souvent broyeur à papier, mais l'appellation est inexacte. Les broyeurs à papier correspondent en effet aux premiers modèles du début du 20e siècle.
Un destructeur de documents se présente comme un bac à papier vertical, posé à terre et parfois muni de roulettes pour être facilement déplacé. Il détruit les documents papier grâce à des cylindres de coupe. Selon les modèles, il peut détruire aussi les cartes de crédit, CD, DVD, clés USB... Les supports sont réduits en fines particules ou en lanières et stockés dans un bac.
Sélection de la rédaction
- Sécurisez vos secrets avec le Bonsaii destructeur de documents à 6 feuilles. Cet appareil puissant déchiquette vos documents en petits morceaux de 5x18 mm, atteignant le niveau de sécurité P-4. Plus besoin de vous inquiéter pour les informations confidentielles
- Il peut détruire jusqu'à 6 feuilles de papier d'imprimante de 70-80g à la fois, et peut également détruire les cartes de crédit (en feuilles simples, mais pas les cartes de crédit en métal), les agrafes et les petites trombones
- Le destructeur fonctionne pendant 3 minutes. En cas de surchauffe, la lampe rouge s'allume. Veuillez le laisser refroidir pendant 40 minutes
- Le bac à déchets de 13 litres offre suffisamment d'espace pour vos matériaux déchiquetés. Le démarrage automatique et la marche arrière manuelle garantissent un fonctionnement fluide de votre dechiqueteuse papier electrique
- Le design compact du destructeur de papier Bonsaii s'intègre parfaitement dans votre bureau ou votre domicile
À quoi sert un destructeur de document ?
Éviter le vol de données sensibles
Qu'on soit un particulier, une association, une collectivité ou une entreprise, nous manipulons quotidiennement de nombreux documents contenant des informations confidentielles : données bancaires, informations liées à l'identité, correspondance personnelle, etc. Les données individuelles peuvent parfois être sensibles et, dans tous les cas, elles sont personnelles. Ne pas détruire ces documents revient à permettre l'accès aux données qu'ils contiennent.
S'équiper d'un destructeur de documents évite le vol de données sensibles, et notamment le vol d'identité, qui est le parfait exemple des risques encourus lorsqu'on ne détruit pas ses documents.
Lutter contre l'espionnage commercial et industriel
Une entreprise, quelle que soit sa taille, fait partie d'un marché avec une concurrence. Elle communique en interne des informations qui lui sont propres et confidentielles. Ne pas détruire les documents où ces informations apparaissent revient à les rendre disponibles pour la concurrence. Une campagne de publicité fera un flop ou une invention sur laquelle l'entreprise investit sera un gouffre financier si les concurrents vous devancent. Détruire systématiquement tous les documents est indispensable pour lutter contre le vol d'informations.
Pour aller plus loin
Certains papiers peuvent être détruits seulement après un certain temps. Consulter le site officiel pour connaître les délais légaux au-delà desquels vous pouvez détruire vos documents personnels.
Réduire le volume des déchets
Passer des documents papier au déchiqueteur permet de gagner de la place dans les conteneurs. En réduisant le volume des déchets, une entreprise fait également des économies sur les coûts de recyclage.
Respecter l'obligation de confidentialité imposée par la loi
Le Code pénal, avec l'article 226-22, rend responsable toute personne qui a participé, même involontairement, à la divulgation d'informations à caractère personnel entraînant un préjudice. Le respect de la confidentialité doit être assuré à tout moment dans n'importe quel organisme.
Depuis 2018, le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) renforce la loi française Informatique et Libertés de 1978. Il porte sur la sécurité des données personnelles quel que soit le support concerné (papier ou numérique). Toute organisation doit assurer la totale sécurité des données au moment de la collecte, du stockage, de l'utilisation et de la destruction. Ne pas respecter cette loi expose à des pénalités pouvant s'élever jusqu'à 300 000 €.
Pour en savoir plus
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) a publié un dossier complet pour tout comprendre sur le RGPD.
Top Ventes destructeurs de document
Comment détruire des documents sans broyeur ?
Certains ont essayé des procédés compliqués à mettre en œuvre :
À ce jour, il n'existe pas d'autre solution efficace qu'acquérir un destructeur de document ou faire appel à un prestataire spécialisé en destruction de document.
Comment choisir un destructeur de document ?
Le modèle d'un destructeur de documents se sélectionne selon l'usage qui va en être fait. Un destructeur de documents de bureau est prévu pour être moins souvent utilisé qu'un destructeur de document professionnel. Le niveau d'exigence de confidentialité est moins important : ses caractéristiques sont moins perfectionnées.
Le type de coupe et le niveau de sécurité
Le type de coupe est le premier des critères à prendre en compte quand on souhaite acheter un destructeur de documents. Du type de coupe dépend le niveau de sécurité que le destructeur permet d'atteindre dans la protection des données. En effet, un document détruit en lanières de quelques millimètres de largeur est plus facile à reconstituer qu'un document pulvérisé en confettis.
La norme DIN 66399 définit 7 niveaux de sécurité selon le support et le type de coupe : le DIN P-1 est le niveau de sécurité minimal et le DIN P-7 est le niveau le plus performant. L'indication P correspond au support papier.
La coupe droite (niveau P-1 et P-2)
On l'appelle aussi coupe fibre. Les documents sont découpés en lanières de moins de 12 mm pour le niveau de sécurité P-1 et de moins de 6 mm pour le niveau P-2.
Le niveau de sécurité P-1 convient pour les documents les moins sensibles. Le niveau P-2 sera le minimum requis pour détruire des documents financiers avec des coordonnées bancaires, par exemple.
La coupe croisée (niveau P3 et P-4)
Les appareils utilisant une coupe croisée réduisent les documents en confettis. La coupe P-3 produit des confettis d'une taille plus importante qu'une coupe P-4. Ce type de destructeur convient pour des données sensibles telles que des passeports, des informations personnelles dans une entreprise, etc...
La coupe micro (niveau P-5, P-6 et P-7)
Une coupe micro assure une sécurité totale par rapport aux documents détruits. Ils réduisent le volume des déchets par 5, voire même 7 selon les modèles. Ils conviennent aux documents avec une haute confidentialité.
Les types de documents et d'éléments à détruire
Ce critère dépend de vos besoins. Le papier est de plus en plus souvent remplacé au profit des supports numériques. Certains modèles de destructeurs de documents dégradent le papier uniquement : il faut alors veiller à retirer les trombones et les agrafes, par exemple. D'autres modèles les prennent en charge, ce qui fait gagner du temps au quotidien.
Il existe des destructeurs qui acceptent les cartes (bancaires, vitales, etc.), les supports CD et DVD et même les clés USB et les disques durs.
Bon à savoir
Les destructeurs polyvalents capables de détruire tous les supports sont appelés "Powershred".
Le volume de documents à détruire
Il est important d'évaluer la fréquence d'utilisation du destructeur de documents. En effet, un destructeur de document doit impérativement être dimensionné selon vos besoins. Si ce n'est pas le cas, vous risquez :
Le volume de documents quotidien à détruire dépend du nombre d'utilisateurs quotidien.
Nombre d'utilisateurs | Volume de documents à détruire au quotidien | Volume de la corbeille | Usage |
|---|---|---|---|
1 à 2 | Faible | 30 litres | Individuel, privé |
1 à 2 | Important | de 30 à 55 litres | Bureaux |
5 à 10 |
Faible | de 35 à 80 litres | Bureaux |
5 à 10 (ou plus) |
Important | plus de 80 litres | Collectivités |
Bon à savoir
Un destructeur avec une corbeille de 80 litres peut contenir 600 feuilles A4 d'un grammage de 70 g / m².
La capacité du destructeur
Vérifiez également la capacité de passage du destructeur de documents. Elle correspond au nombre de feuilles que l'on peut introduire en même temps. Si vous avez un usage intensif de votre destructeur, mieux vaut choisir un modèle pouvant détruire au moins 10 feuilles en même temps.
Tenez compte aussi de la largeur de la fente où le papier est inséré.
Le type d'alimentation en papier
Certains modèles ont une alimentation manuelle, d'autres sont dotés d'une alimentation automatique, très pratique pour les gros volume et lorsque les utilisateurs sont nombreux. Le gain de temps et la facilité d'utilisation sont importants : nul besoin d'attendre la destruction du papier précédemment introduit et le refroidissement de l'appareil.
Le cycle de fonctionnement
Le cycle de fonctionnement correspond à la durée de fonctionnement après laquelle le destructeur doit se mettre en pause pour refroidir. Veillez à ce critère en fonction de la fréquence d'utilisation de votre appareil. Un long temps de pause peut être gênant au quotidien quand les utilisateurs sont nombreux.
Bon à savoir
Les destructeurs de documents pour les particuliers ont généralement un cycle de 3 minutes de fonctionnement pour 30 à 60 minutes de pause. Un destructeur de documents professionnel a un temps de pause plus réduit.
Le niveau sonore
Ne négligez pas ce critère lorsque vous choisissez votre destructeur de documents, surtout s'il est destiné à être situé dans un bureau. Les destructeurs pas chers sont souvent particulièrement bruyants.
Sélectionnez un déchiqueteur avec un niveau sonore :
Bon à savoir
Les destructeurs de papier les moins bruyants sont estampillés "Decibel Rating" ou "Limitation de décibels".
Les fonctions automatiques
Des options supplémentaires équipent certains modèles de destructeurs de documents :
Quel est le meilleur destructeur de document ?
Le meilleur destructeur de document est celui qui est dimensionné pour vos besoins en nombre d'utilisateurs, type de documents à détruire (papier, agrafes, cartes, CD...), niveau de sécurité (de P-1 à P-7), capacité de la corbeille, vitesse de coupe, niveau sonore et fonctionnalités automatiques.
Combien coûte un destructeur de document ?
Le prix d'un destructeur de documents varie grandement en fonction du niveau de sécurité (de P-1 à P-7), de sa capacité et de ses fonctionnalités.
Il existe certains modèles bas de gamme pour particuliers. Il est possible de trouver un destructeur de document pas cher à partir de 30 €. Des modèles perfectionnés, utilisés dans un cadre professionnel, avec une grande capacité et de niveau P-7 peuvent coûter plus de 1 000 €.
Le tableau ci-dessous présente quelques exemples de prix de destructeurs de documents.
Caractéristiques | Marque Rexel Modèle Alpha | Marque Fellowes Modèle 73 Ci | Marque Ideal Modèle 4005 C |
|---|---|---|---|
Niveau de sécurité | P-1 | P-4 | P-4 |
Capacité de la corbeille | 10 litres | 23 litres | 165 litres |
Coupe | Droite | Croisée | Croisée |
Nombre de feuilles en un même passage | 5 | 2 | 30 |
Taille de la fente | 21.5 cm | 23 cm | 40.5 cm |
Vitesse de coupe | 10 mm / s | 80 mm / s | 200 mm /s |
Niveau sonore | 69 dB | 60 dB | 54 dB |
Prix | 29 € HT | 315 € HT | 4 595 € HT |
Veillez à penser à vous fournir en consommables :
Les principaux fournisseurs de destructeurs de documents
Marques | Caractéristiques | Coordonnées |
|---|---|---|
 | Marque allemande qui développe et fabrique des équipements pour le bureau depuis 1930. | Novus Dahle GmbH Bureau commercial Téléphone : 03 28 50 02 91 dahle-office.com/fr/ |
 | Entreprise américaine d'équipements de bureau (archivage, mobilier, machines, accessoires). | Fellowes France 38 rue Jean Mermoz - Bat D 78605 Maisons Laffitte Téléphone : 01 78 64 91 00 fellowes.com/fr/ |
 | Marque allemande créée en 1971 HSM conçoit, fabrique et vend des équipements destinés au compactage de déchets recyclés et à la destruction de papier ou de support électroniques de données. | HSM GmbH + Co. KG Austraße 1-9 88699 Frickingen Allemagne info@hsm.eu Téléphone : +33 472 210580 eu.hsm.eu/fr/ |
 | Marque allemande depuis 1951 spécialisée dans la fabrication de matériel de bureau : destructeurs, matériels de coupe, purificateurs d'air, plieuse de documents. | CLEMENTZ-EUROMÉGRAS S.A. 5a rue de Picardie Reichstett BP 33432 67455 Mundolsheim Cedex Téléphone : 088 20 58 55 https://www.ideal.de/fr/ |
 | Marque anglaise créée en 1924. Aide les entreprises en proposant des solutions facilitant les relations clients. Consultez notre page dédiée à Quadient | Quadient france 42-46 Avenue Aristide Briand 92220 BAGNEUX Téléphone : 0 892 89 21 11 (0.40 € /min + prix appel) |
 | Marque américaine spécialisée essentiellement dans les destructeurs de documents. | Esselte 9 avenue Edouard Belin 92566 Rueil-Malmaison Cedex rexeleurope.com/fr-fr/ |
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