Les échanges de courrier papier sont encore nombreux aujourd'hui dans la vie quotidienne d'une entreprise. Factures, devis, relances, courriers promotionnels... Les occasions ont encore multiples pour envoyer un courrier. Cette tâche peut être particulièrement chronophage en fonction de la masse de lettres à mettre sous enveloppe.
Investir dans une machine de mise sous pli est souvent une solution très intéressante qui facilite la vie. Qu'est-ce qu'une machine de mise sous pli ? Quels sont ses bénéfices ? Comment choisir une machine de mise sous pli adapté aux besoins de votre entreprise ?
On vous explique tout dans ce guide complet sur la mise sous pli.
Qu'est-ce qu'une machine de mises sous pli ?
Une machine de mise sous pli est tout simplement un appareil permettant de mettre votre courrier, plié ou non, dans une enveloppe et de la refermer.
Concrètement, vous n'avez plus qu'à alimenter un bac en enveloppes et à placer vos courriers dans le compartiment approprié. La machine s'occupe alors de :
Une machine de mise sous pli entre dans une chaîne d'automatisation du traitement du courrier. Elle peut être complétée par d'autres types de machines réalisant des tâches élaborées.
Ainsi, si vous possédez également une machine à affranchir, elle prend le relais après la mise sous pli, pour finaliser l'envoi de votre courrier en l'affranchissant selon son poids.
Certaines machines peuvent aussi être liées au sein d'un système global de gestion du courrier. La machine de mise sous pli peut, par exemple, posséder un module d'adressage et d'étiquetage des lettres.
Machine de mise sous pli : quel intérêt ?
S'équiper d'une machine de mise sous pli est de plus en plus courant pour les entreprises qui cherchent une solution pour optimiser leurs activités. Une machine de mise sous pli présente, en effet, de multiples atouts.
Gagner du temps
Mettre du courrier sous enveloppe est clairement chronophage. Le temps passé est, bien sûr, proportionnel à la masse de lettres à envoyer de façon plus ou moins régulière. Cette opération est toujours une tâche fastidieuse que les responsables d'entreprise considèrent souvent comme du temps mal employé, voire perdu, et que les salariés perçoivent comme une contrainte répétitive.
Automatiser la mise sous pli libère du temps pour accomplir des missions plus productives et plus intéressantes.
Bon à savoir
30 secondes sont nécessaires pour mettre sous pli un courrier manuellement.
3 secondes en moyenne suffisent à une machine de mise sous pli.
Certaines machines de mise sous pli mettent sous enveloppe jusqu'à 3 500 courriers par heure, alors que ce ne sera pas plus de 120 par heure manuellement.
Augmenter la productivité
En gagnant du temps, l'entreprise augmente sa capacité à être plus productive.
Faire des économies
Utiliser une machine à mettre sous pli permet de faire des économies en dépensant moins en main d'œuvre consacrée à la gestion du courrier.
Éviter des embauches supplémentaires
En automatisant la mise sous pli, l'entreprise n'est pas contrainte à embaucher des personnes supplémentaires pour gérer les tâches afférentes au courrier.
Faciliter l'organisation
En ayant une machine de mise sous pli à disposition, utilisable à tout moment, l'entreprise optimise son organisation en facilitant grandement la gestion du courrier.
Automatiser selon les besoins
Une machine de mise sous pli s'adapte à tous les formats d'enveloppes et aux différents grammages de papier. Les réglages permettent de répondre à l'ensemble des besoins en automatisant des tâches réputées fastidieuses. Vous pouvez ainsi sans problème automatiser, par exemple, la mise sous pli de brochures sur papier glacé dans des enveloppes C5 ou l'envoi de courriers composés de 3 feuillets A4 de 90 grammes.
Éviter l'externalisation de la gestion du courrier
Devant l'importance de la tâche de gestion de la mise sous pli, des entreprises choisissent parfois d'externaliser cette mission en la confiant à un prestataire de routage. Certaines structures préfèrent cependant garder le contrôle de leurs opérations en interne. En s'équipant d'une machine de mise sous pli, l'entreprise évite ainsi une externalisation de la gestion de son courrier.
Préserver la confidentialité des courriers
L'automatisation permet d'éviter l'accès à des informations potentiellement confidentielles.
Les différents types de machine de mise sous pli ?
Les modèles de machines de mise sous pli dépendent du mode de prise en charge des opérations de mise sous pli. Certaines plient les feuilles à insérer dans les enveloppes, d'autres vont jusqu'à les agrafer, par exemple.
La plieuse papier
Ce type de machine permet de plier les feuilles de papier en s'adaptant à leurs particularités de format et de grammage. Les modèles de plieuse papier peuvent être à friction ou à succion, manuelle ou électrique. Elles réalisent une large gamme de pliages différents : simples, roulés, portefeuille, croisés, accordéons...
La plieuse agrafeuse
Une plieuse agrafeuse permet de plier les feuilles de papier selon les besoins et de les agrafer à la demande. Elle peut être manuelle ou automatique. Les plieuses agrafeuses plient jusqu'à 15 feuilles ensemble et agrafent jusqu'à 60 pages, avec une ou deux agrafes selon les besoins. Elles permettent un rendu très professionnel lorsqu'on conçoit des brochures en interne, par exemple.
La machine de mise sous enveloppe électronique
Ce type de machine peut également être doté des fonctions de plieuse et d'agrafeuse. La machine de mise sous pli peut être intégrée à une chaîne de traitement du courrier ou être utilisée de manière indépendance. Tout dépend des besoins de l'entreprise. Ses options sont multiples et certaines peuvent même être gérées à distance.
Comment choisir une machine de mise sous pli ?
Avant de faire un choix, mieux vaut comprendre les différents éléments constituant une machine de mise sous pli. Les critères de choix d'une machine de mise sous pli sont relativement simples à comparer d'un modèle à l'autre.
Le format du papier
Le format le plus couramment utilisé pour envoyer des courriers dans le monde professionnel est le format A4. Il semble donc essentiel de choisir une machine de mise sous pli qui accepte de gérer ce format. Selon les modèles, des formats aux dimensions plus restreintes sont également gérés, ce qui peut s'avérer pratique pour joindre un coupon réponse ou un carton d'invitation, par exemple.
Certains types de documents peuvent ne pas être concernés par l'étape de pliage et être insérés dans une enveloppe sans autre type d'intervention.
Le grammage du papier
Selon les modèles, toutes les épaisseurs de feuillets ne sont pas acceptées. Il faut évaluer vos besoins en envoi de feuille de papier très épais, par exemple. Le grammage de papier accepté par la machine dépend du type de feuilles que les bacs d'alimentation arrivent à gérer et de l'épaisseur manipulée par la plieuse.
Les fiches descriptives des machines de mise sous pli indiquent un grammage minimum et maximum pris en charge. Il est conseillé d'opter pour une machine prenant en charge les grammages compris au minimum entre 60 g et 130 g.
Le format d'enveloppe
Le format des enveloppes est un critère de choix important. Les formats les plus courants sont le format C5 (demi-page) et le format DL (format C5/6).
Sur certains modèles de machine de mise sous pli, l'option autoset permet de calculer automatiquement le format de l'enveloppe adéquat en fonction du format des feuilles présentées et qui sont à plier et mettre sous pli.
Les types de pliage
Assurez-vous que la machine de mise sous pli puisse gérer le type de pliage que vous utilisez le plus souvent. Trois types de pliage sont les plus répandus : le pliage roulé, le pliage en Z (ou en zigzag) et le pliage par pli simple.
Le pliage roulé permet de plier en trois une feuille au format A4 pour l'insérer dans une enveloppe au format DL. La feuille est pliée "façon portefeuille".
Le pliage en Z est un pliage en trois parties également pour insérer une feuille A4 dans une enveloppe DL. Il permet au destinataire de sortir son courrier pour le lire en le dépliant facilement.
Enfin, le pli simple est un pliage facile et couramment utilisé qui permet d'insérer facilement des feuilles A4 pliée en deux dans une enveloppe C5.
Bon à savoir
Toutes les enveloppes ne sont pas conçues pour être utilisées avec une machine de mise sous pli. Pour un fonctionnement optimal de la machine, mieux vaut acheter des enveloppes mécanisables.
Le volume de courrier traité
Il est parfois indiqué un rendement mensuel indicatif, parfois un débit à l'heure ou une cadence d'alimentation des bacs de chargement. Ce critère se détermine en fonction de vos besoins quotidiens. Certains modèles très perfectionnés vont pouvoir gérer de très gros volumes de courriers à l'heure.
Avec un besoin de 20 à 130 plis par jour, dirigez-vous vers une machine de mise sous pli à rendement normal. Si votre besoin va au-delà, il faudra penser à acquérir une machine à haut, voire très haut rendement, surtout si vous devez produire plus de 600 plis par jour. Les machines les plus performantes peuvent gérer plusieurs milliers de plis par heure.
Le nombre de bacs de chargement
Avec un seul chargeur, la machine de mise sous pli sera un peu moins rapide, mais sera toutefois capable d'insérer plusieurs documents dans une même enveloppe. Ce type de modèle peut être suffisant.
Si, par contre, vous avez besoin d'une machine plus rapide et plus productive, assurez-vous qu'elle dispose de 2 ou 3 bacs d'alimentation de papier.
Les bacs de chargement doivent également disposer d'une capacité correspondant à vos besoins.
Les dimensions
Les machines de mise sous pli sont généralement assez compactes, mais prennent, malgré tout, de la place dans un bureau. Si vous décidez de l'intégrer dans une chaîne de courrier, il est utile de réserver une pièce pour l'installation des machines de traitement du courrier.
L'émission sonore
Les machines de mise sous pli sont, dans l'ensemble, des machines peu bruyantes. Assurez-vous toutefois que votre machine ne soit pas trop bruyante, surtout si elle est destinée à être installée à proximité des bureaux.
Les options
Parmi les options disponibles, il est important de signaler la reconnaissance par marque optique (OMR) qui permet d'apposer une petite marque sur les courriers afin que la machine puisse personnaliser le contenu de l'enveloppe. Cette option peut être utile pour l'envoi de relevé de compte.
Certains modèles peuvent être équipés d'un écran tactile pour gérer les paramétrages.
L'option de détection d'un double document permet à la machine de détecter les plis contenant plusieurs pages identiques, par exemple.
Les consommables
Il faut savoir qu'une machine de mise sous pli s'alimente en enveloppes mécanisables et en liquide de collage.
Le prix
Le prix d'une machine de mise sous pli est très variable en fonction des modèles et des marques, mais surtout en fonction des options et du volume de courrier à traiter.
Une machine de mise sous pli convenant à des petits rendements a un prix compris entre 500 et 800 euros. Il faut prévoir un budget de minimum 4 000 € pour une machine ayant un rendement élevé. Les prix peuvent aller jusqu'à 30 000 € pour des modèles très perfectionnés.
Bon à savoir
Pensez à la location de machine de mise sous pli, accessible à partir de 100 € par mois.
Les questions à se poser avant d'acheter une machine de mise sous pli
Avant de démarcher des fournisseurs de machines de mise sous pli, faites le point sur votre situation. Cet état des lieux vous permettra de déterminer quelle gamme de machine est appropriée à vos besoins.
Si un achat s'avère impossible en respectant vos besoins initiaux et si ces derniers ne peuvent pas être revus, pensez à la location d'une machine de mise sous pli.
L'entretien d'une machine de mise sous pli
Un dysfonctionnement ou une panne de la machine de mise sous pli peut ralentir considérablement la vie d'une entreprise.
Les parties de la machine de mise sous pli qui nécessitent un nettoyage éventuel sont notamment le chemin du papier, le module de collage (dont les balais d'humidification), les galets d'alimentation des enveloppes, les patins séparateurs...
Il est conseillé de souscrire un contrat annuel d'entretien et de maintenance avec le fournisseur. Ce type de contrat comprend généralement le remplacement d'éventuelles pièces à remplacer, la main-d'œuvre et le déplacement pour l'intervention.
Au quotidien, il suffit de veiller à alimenter la machine avec du liquide de collage en cas d'utilisation d'enveloppes mécanisables non autocollantes.
Focus sur la mise sous pli à domicile
Les annonces pour des missions rémunérées à domicile sont courantes sur tous les types de médias. Ces annonces sont alléchantes puisque cette activité est accessible à tous, sans formation et que l'on peut gérer soi-même ses horaires.
Or, la plupart de ces annonces sont des arnaques. Aujourd'hui, les entreprises automatisent leur chaine de traitement du courrier grâce à des machines performantes. Mieux vaut se méfier et fuir lorsqu'il est demandé de payer des frais d'inscription ou une formation ou de déposer ses coordonnées bancaires pour être payé de son travail !
Les annonces sérieuses de mise sous pli à domicile se dénichent directement sur les sites web des entreprises qui ont besoin de ce type de service.
Les 3 principaux fournisseurs
Marques | Caractéristiques | Coordonnées |
|---|---|---|
 | Société allemande créée en 1923, leader dans les solutions de sécurisation du courrier. Commercialise des machines de mise sous pli professionnelles pour petits volumes (modèles FPI 600 et FPI 2300) et pour grands volumes (FPI 4700, FPI 5600). Consultez notre page dédiée à Francotyp Postalia | |
 | Créée en 1990 aux États-Unis. Pitney Bowes propose des machines professionnelles de mise sous pli perfectionnées et de qualité. Consultez notre page dédiée à Pitney Bowes | Pitney Bowes France Immeuble Le Triangle 9 rue Paul Lafargue 93456 La Plaine Saint Denis Cedex Téléphone : 0 825 850 825 - Numéro Indigo au prix de 0,15 € TTC / min |
 | Société française depuis 1929, Quadient s'appelait anciennement Neopost et a fusionné avec Satas. Leader européen pour les solutions de gestion de courrier. Propose une large gamme de machine de mise sous pli. Consultez notre page dédiée à Quadient | Quadient france 42-46 Avenue Aristide Briand 92220 BAGNEUX Téléphone : 0 892 89 21 11 (0.40 euros /min + prix appel) |
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